Als Vermieter in Deutschland haben Sie nicht nur die Aufgabe, eine Wohnung zu verwalten - Sie tragen auch eine Reihe von rechtlichen und finanziellen Pflichten, die oft unterschätzt werden. Die Meldepflichten und Abwicklungskosten bei vermieteten Immobilien sind kein kleines Detail, sondern ein zentraler Teil der Vermieterverantwortung. Wer sie ignoriert, riskiert nicht nur Geldstrafen, sondern auch langwierige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt oder der Meldebehörde. In 2025 ist die Situation komplexer denn je. Neue digitale Systeme, strengere Kontrollen und höhere Bußgelder machen es unumgänglich, genau zu wissen, was Sie tun müssen - und was Sie kosten wird.
Die Wohnungsgeberbestätigung: Ihre wichtigste Pflicht
Jedes Mal, wenn ein Mieter in Ihre Wohnung zieht, müssen Sie ihm eine schriftliche Wohnungsgeberbestätigung ausstellen. Das ist nicht nur eine Formsache - es ist eine gesetzliche Verpflichtung nach § 19 Bundesmeldegesetz (BMG). Der Mieter braucht dieses Dokument, um sich innerhalb von zwei Wochen bei der Einwohnermeldebehörde anzumelden. Ohne Ihre Bestätigung kann er seinen neuen Wohnsitz nicht offiziell registrieren. Und das hat Konsequenzen: Kein Meldebescheinigung, kein Arbeitsvertrag, keine Krankenversicherung, kein Kindergeld. Die Bestätigung muss bestimmte Angaben enthalten: Ihren Namen und Ihre Adresse als Vermieter, die genaue Anschrift der Wohnung, das Einzugsdatum des Mieters und die Namen aller meldepflichtigen Personen, die in die Wohnung ziehen. Sie können das Formular selbst erstellen - es gibt keine vorgeschriebene Vorlage - aber es muss handschriftlich oder gedruckt unterschrieben sein. E-Mail oder WhatsApp reichen nicht. Viele Vermieter vergessen das, besonders bei kurzfristigen Mietern oder Untermietern. Doch auch hier gilt: Wer einzieht, muss gemeldet werden. Selbst wenn Ihr Mieter nur drei Monate bleibt, müssen Sie die Bestätigung ausstellen. Der Bundesfinanzhof hat 2022 klargestellt: Auch bei reinen Nebenkostenabrechnungen über mehr als drei Monate besteht Meldepflicht.Neue Meldepflicht für Vermieter: Seit 2023 müssen Sie sich beim Finanzamt melden
Seit dem 1. Januar 2023 gibt es eine weitere Pflicht, die viele Vermieter nicht kennen: Sie müssen Ihre Immobilie selbst beim Finanzamt melden, wenn sie vermietet ist. Diese Regelung wurde eingeführt, um steuerpflichtige Eigentümer zu erfassen - besonders nach der Abschaffung der Wohnungssteuer für Hauptwohnungen. Die Behörden wollten verhindern, dass Menschen ihre Immobilie als Hauptwohnung deklarieren, um Steuern zu sparen, während sie sie tatsächlich vermieten. Sie müssen dazu eine sogenannte „Bezugserklärung“ abgeben, in der Sie angeben, ob die Wohnung am 1. Januar 2023 selbst bewohnt, vermietet oder leer stand. Diese Meldung ist einmalig - aber nur für das Jahr 2023. Danach reicht die jährliche Einkommensteuererklärung. Doch viele haben sie vergessen. Das Finanzamt hat 2023 nachträglich 4,7 % mehr Mieteinnahmen erfasst - das zeigt, wie viele Vermieter bisher nicht gemeldet hatten. Wenn Sie die Meldung nicht abgeben, können Sie später nachgefragt werden. Und wenn Sie dann nicht antworten, drohen Bußgelder.Steuerliche Abwicklung: Mieteinnahmen sind steuerpflichtig
Jeder Euro, den Sie als Vermieter einnehmen, ist steuerpflichtig. Das steht im Einkommensteuergesetz (EStG), Paragraph 21. Sie müssen die Mieteinnahmen in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung angeben. Das gilt unabhängig davon, ob Sie eine Wohnung, ein Haus oder eine Ferienwohnung vermieten. Sie dürfen aber auch alle Kosten absetzen: Reparaturen, Versicherungen, Abschreibungen, Hausverwaltung, Nebenkosten, Zinsen für den Kredit - alles, was direkt mit der Vermietung zu tun hat. Der Grundfreibetrag liegt ab 2025 bei 12.084 Euro pro Jahr. Das bedeutet: Wenn Ihre jährlichen Mieteinnahmen unter diesem Betrag liegen, müssen Sie keine Steuern zahlen. Aber: Sie müssen trotzdem die Einkommensteuererklärung abgeben. Nur weil Sie keine Steuern zahlen, heißt das nicht, dass Sie nichts melden müssen. Wer das ignoriert, riskiert einen Steuernachforderungsbescheid mit Zinsen und Strafzuschlägen. Die Abgabenordnung (AO) erlaubt dem Finanzamt, bis zu zehn Jahre rückwirkend nachzufragen - und Sie müssen alle Belege aufbewahren.
Was kostet die Abwicklung wirklich?
Die Kosten für die Abwicklung von vermieteten Immobilien sind oft höher, als Vermieter denken. Hier die wichtigsten Posten:- Wohnungsgeberbestätigung: Kosten 0 Euro - aber Zeit. Wenn Sie sie nicht selbst ausfüllen, zahlt ein Mieter oder ein Makler für Sie - und das kostet Geld.
- Gewerbeanmeldung: Wenn Sie gewerblich vermieten (z. B. mehr als drei Wohnungen oder als Haupterwerb), müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Das kostet zwischen 20 und 120 Euro, je nach Stadt. In Graz oder Linz sind es meist 40 Euro.
- Steuerberater: Viele Privatvermieter holen sich Hilfe. Eine einfache Einkommensteuererklärung mit Vermietung kostet zwischen 200 und 500 Euro. Bei mehreren Wohnungen oder komplexen Fällen (z. B. Ferienwohnungen mit Kurzzeitvermietung) kann es über 1.000 Euro werden.
- Dokumentationsaufwand: Sie müssen Mietverträge, Zahlungsbelege, Reparaturquittungen und Steuerbescheide zehn Jahre lang aufbewahren. Wer das digital macht, spart Platz - aber nicht Zeit. Wer es papiermäßig macht, braucht Schränke und Ordnungssysteme.
- Genehmigungen für Ferienwohnungen: In Städten wie Berlin, München oder Salzburg brauchen Sie eine Sondergenehmigung, wenn Sie Ihre Wohnung weniger als 90 Tage im Jahr vermieten. In Berlin kostet die Genehmigung bis zu 500 Euro - und muss jährlich erneuert werden.
Bußgelder: Was passiert, wenn Sie nicht melden?
Die Strafen für fehlende Meldepflichten sind kein Bluff. Das Bundesmeldegesetz sieht Bußgelder von bis zu 1.000 Euro vor - für jeden einzelnen Verstoß. Wenn Sie mehrere Mieter nicht anmelden, addieren sich die Strafen. Bei wiederholten Verstößen oder vorsätzlicher Täuschung können die Geldstrafen auf bis zu 50.000 Euro steigen. Das Finanzamt kann zusätzlich Steuernachzahlungen mit Zinsen verlangen - und das kann schnell in die Tausende gehen. Ein Beispiel: Ein Vermieter in Köln hat drei Mieter nicht angemeldet. Die Behörde hat 3.000 Euro Bußgeld verhängt - plus 8.500 Euro Nachzahlung an Steuern und Zinsen. Er hat geklagt - und gewonnen. Das Verwaltungsgericht Köln hat das Bußgeld im August 2023 aufgehoben, weil die Behörde nicht beweisen konnte, dass der Vermieter vorsätzlich gehandelt hat. Das ist aber die Ausnahme. Meist zahlen Vermieter - einfach, weil sie Angst haben, dass es noch schlimmer wird.
Untermieter, Ferienwohnungen, Airbnb: Wo die Regeln besonders hart sind
Die Regeln werden noch komplizierter, wenn Sie Untermieter haben oder Ihre Wohnung über Airbnb vermieten. Bei Untermietern gilt: Der Hauptmieter muss den Untermieter anmelden - aber auch Sie als Vermieter müssen die Bestätigung ausstellen. In der Schweiz ist das nicht so. In Deutschland ist es Pflicht. Das führt oft zu Konflikten, wenn der Hauptmieter die Bestätigung nicht weitergibt. Ferienwohnungen sind ein weiteres Risikofeld. Viele Kommunen haben Zweckentfremdungsverbote eingeführt. In Wien ist es seit 2022 verboten, Wohnungen über 60 Tage im Jahr als Ferienwohnung zu vermieten, ohne Genehmigung. In Graz ist das noch nicht so streng - aber die Stadt prüft gerade, ob sie nachzieht. Wenn Sie eine Ferienwohnung ohne Genehmigung vermieten, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch die Kündigung des Mietvertrags. Airbnb und Co. werden ab 2025 noch stärker kontrolliert. Die BaFin plant, dass Plattformen wie Airbnb die Daten ihrer Vermieter automatisch an das Finanzamt übermitteln. Sie müssen dann nicht mehr selbst melden - aber Sie haben keine Kontrolle mehr darüber, was passiert. Wenn die Plattform einen Fehler macht, zahlen Sie die Strafen.Was tun? Praktische Schritte für Vermieter
Sie müssen nicht alles selbst machen - aber Sie müssen wissen, was wichtig ist. Hier ist ein einfacher Fahrplan für 2025:- Prüfen Sie, ob Sie schon gemeldet haben. Haben Sie Ihre Wohnung 2023 beim Finanzamt angemeldet? Falls nicht: Tun Sie es jetzt. Die Frist ist zwar abgelaufen, aber eine späte Meldung ist besser als gar keine.
- Stellen Sie ein Dokumentations-System auf. Legen Sie einen Ordner an - digital oder physisch - für alle Mietverträge, Zahlungsbelege, Reparaturen und Bestätigungen. Speichern Sie alles mindestens zehn Jahre.
- Erstellen Sie eine Vorlage für die Wohnungsgeberbestätigung. Nutzen Sie ein einfaches Word-Dokument mit Ihren Daten. Füllen Sie es jedes Mal aus, wenn jemand einzieht. Lassen Sie es unterschreiben und geben Sie eine Kopie an den Mieter.
- Rechnen Sie Ihre Steuern jährlich aus. Nutzen Sie kostenlose Tools wie das Finanzamt-Online-Portal oder einen Steuerberater. Vergessen Sie nicht: Auch wenn Sie keine Steuern zahlen, müssen Sie die Erklärung abgeben.
- Informieren Sie sich über lokale Regeln. In Graz ist es noch ruhig - aber in anderen Städten wird es strenger. Prüfen Sie, ob Ihre Gemeinde Zweckentfremdungsverbote hat.
Warum das alles so wichtig ist
Es geht nicht nur um Strafen. Es geht um Rechtssicherheit - für Sie und für Ihre Mieter. Wer seine Wohnung ordnungsgemäß anmeldet, schützt sich vor falschen Ansprüchen. Wer seine Mieteinnahmen korrekt versteuert, vermeidet langwierige Streitigkeiten. Wer seine Dokumente aufbewahrt, kann bei einer Prüfung schnell nachweisen, dass alles in Ordnung war. Die meisten Vermieter wollen nur eine faire, einfache Regelung. Aber das System ist nicht fair - es ist komplex. Und es wird komplexer. Die EU plant bis 2027 eine einheitliche Meldeordnung für ganz Europa. Das wird die Arbeit vereinfachen - aber nur, wenn Sie jetzt lernen, wie es funktioniert.Muss ich auch bei einem Mieter, der nur zwei Monate bleibt, eine Wohnungsgeberbestätigung ausstellen?
Ja. Die Meldepflicht gilt unabhängig von der Dauer der Miete. Selbst wenn jemand nur drei Wochen in Ihrer Wohnung bleibt, müssen Sie ihm die Bestätigung ausstellen, wenn er sich anmelden möchte. Das ist im Bundesmeldegesetz klar geregelt. Wer das ignoriert, riskiert ein Bußgeld - auch bei kurzen Mietzeiten.
Kann ich die Wohnungsgeberbestätigung per E-Mail senden?
Nein. Die Bestätigung muss schriftlich und unterschrieben vorliegen - entweder handschriftlich oder gedruckt mit Unterschrift. E-Mail, PDF oder WhatsApp sind nicht zulässig. Die Meldebehörden verlangen ein Originaldokument. Wenn Sie es digital senden, wird der Mieter seine Anmeldung ablehnen - und Sie riskieren, dass er später einen Schadensersatzanspruch geltend macht.
Was passiert, wenn ich die Mieteinnahmen nicht in der Steuererklärung angebe?
Das Finanzamt kann Ihre Mieteinnahmen über Bankdaten, Mieterangaben oder Plattformen wie Airbnb nachprüfen. Wenn Sie sie nicht angeben, erhalten Sie einen Steuernachforderungsbescheid mit Zinsen und Strafzuschlägen. Bei wiederholten Verstößen droht sogar ein Steuerhinterziehungsverfahren - mit Geldstrafen oder in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafe. Es lohnt sich nie, das zu verschweigen.
Brauche ich als Privatvermieter eine Gewerbeanmeldung?
Nur, wenn Sie vermieten als gewerbliche Tätigkeit ausüben. Das ist der Fall, wenn Sie mehr als drei Wohnungen vermieten, wenn Sie eine Wohnung als Haupterwerb vermieten oder wenn Sie professionell handeln - z. B. mit Werbung, Renovierung und Vermietung als Geschäftsmodell. Für einen einzelnen Vermieter mit einer Wohnung reicht die Einkommensteuererklärung. Die Gewerbeanmeldung kostet 20-120 Euro und bringt keine Vorteile, wenn Sie nicht gewerblich tätig sind.
Wie lange muss ich Mietverträge aufbewahren?
Mindestens zehn Jahre. Das schreibt die Abgabenordnung (§ 22 AO) vor. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Zahlung erfolgt ist. Wer das nicht macht, kann bei einer Prüfung keine Belege vorlegen - und muss dann annehmen, was das Finanzamt annimmt. Das kann teuer werden.
