Vorsteuerabzug bei gewerblichen Immobilien: Voraussetzungen und häufige Fehler

Wer eine gewerbliche Immobilie kauft, investiert nicht nur Geld - er investiert auch in eine komplexe Steuerstruktur. Der Vorsteuerabzug kann hier entscheidend sein: Er macht den Unterschied zwischen einer Rendite von 4,2 % und 5 % aus. Doch wer diesen Abzug in Anspruch nehmen will, muss genau wissen, wie er funktioniert - und vor allem, wo die Fallstricke liegen. Viele Vermieter scheitern nicht an fehlendem Wissen, sondern an einfachen, aber teuren Fehlern im Mietvertrag oder bei der Anmeldung beim Finanzamt.

Was ist der Vorsteuerabzug und warum ist er so wichtig?

Wenn du eine gewerbliche Immobilie baust oder kaufst, zahlst du Umsatzsteuer auf die Bauleistungen, die Handwerkerrechnungen, die Architektenhonorare - alles bis zu 19 %. Normalerweise ist diese Steuer ein Kostenposten. Doch wenn du die Option zur umsatzsteuerpflichtigen Vermietung wählst, wird diese Steuer nicht mehr zu deinen Kosten, sondern zu deinem Vorteil. Du kannst sie als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Das ist kein Bonus, das ist ein Grundpfeiler der wirtschaftlichen Rentabilität.

Doch diese Option funktioniert nur, wenn du an Mieter vermietest, die selbst Vorsteuer abziehen dürfen. Das bedeutet: Dein Mieter muss mindestens 95 % seiner Umsätze steuerpflichtig erbringen. Ein Arzt, der in seiner Praxis Patienten behandelt? Das geht. Ein Verein, der nur ehrenamtliche Aktivitäten anbietet? Das geht nicht. Ein Einzelhändler mit Ladenlokal? Ja. Ein Privatmann, der seine Wohnung weitervermietet? Nein.

Ein konkretes Beispiel zeigt die Wirkung: Du kaufst eine Immobilie für 1 Million Euro, dazu kommen 190.000 Euro Umsatzsteuer. Ohne Option müsstest du 59.500 Euro brutto Miete verlangen, um eine jährliche Nettorendite von 5 % zu erreichen. Mit Option? Du verlangst nur 50.000 Euro Netto, zählst 9.500 Euro Umsatzsteuer drauf - und bekommst die 190.000 Euro Vorsteuer zurück. Dein Mieter zahlt zwar 59.500 Euro, aber zieht die 9.500 Euro als Vorsteuer ab. Für ihn ist es neutral. Für dich ist es ein Gewinn von 190.000 Euro Cashflow.

Die drei Pflichten: Vertrag, Rechnung, Anmeldung

Der Vorsteuerabzug ist kein Automatismus. Du musst drei Dinge richtig machen - und zwar alle drei.

1. Mietvertrag: Er muss explizit festlegen, dass die Vermietung umsatzsteuerpflichtig ist. Keine vage Formulierung wie „Steuer wird erhoben“ - es muss klar heißen: „Die Vermietung erfolgt unter Anwendung der Umsatzsteuer gemäß § 3 Abs. 1a UStG.“
2. Rechnungsstellung: Jede Rechnung muss die Umsatzsteuer ausweisen, die Steuernummer enthalten und den vollständigen Namen und die Anschrift des Vermieters nennen. Eine fehlerhafte Rechnung - selbst wenn sie nur einen Tippfehler hat - kann den Abzug gefährden.
3. Anmeldung beim Finanzamt: Du musst die Option schriftlich beim zuständigen Finanzamt anmelden. Das geht per Formular oder Brief. Ein Mietvertrag allein reicht nicht. Ohne Anmeldung gibt es keinen Abzug - selbst wenn alles andere perfekt ist.

Ein häufiger Fehler: Vermieter denken, sie hätten „die Option“ gewählt, weil sie „Umsatzsteuer auf die Miete“ genannt haben. Das ist nicht genug. Das Finanzamt prüft nicht, ob du es meinst - es prüft, ob du es richtig dokumentiert hast.

Der größte Fallstrick: Die 10-Jahres-Korrektur

Die Option zur Umsatzsteuerpflichtigkeit ist keine einmalige Entscheidung - sie ist ein langfristiges Abkommen mit dem Finanzamt. Und das hat einen Haken: 10 Jahre.

Wenn du die Option gewählt hast, musst du für zehn Jahre nach der ersten Vermietung an das Finanzamt „treu bleiben“. Sollte sich der Nutzer des Objekts ändern - zum Beispiel, wenn ein Ladenlokal zu einer Arztpraxis umgebaut wird und danach an eine ärztliche Gemeinschaftspraxis vermietet wird, die hauptsächlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt - dann musst du die Vorsteuer anteilig zurückzahlen.

Das Finanzamt rechnet das so: Wenn du nach fünf Jahren den Mieter wechselst und der neue Mieter nur noch 60 % umsatzsteuerpflichtige Umsätze macht, dann musst du 40 % der abgezogenen Vorsteuer zurückzahlen. Und das nicht in einer Rate - sondern über die verbleibenden fünf Jahre hinweg. Das kann schnell auf 50.000 Euro oder mehr ankommen.

Deshalb: Prüfe vor der Vermietung nicht nur den aktuellen Mieter - sondern auch, was mit dem Objekt passieren könnte. Baust du eine Gewerbeimmobilie mit der Absicht, sie später an eine Kita zu vermieten? Dann überlege dir, ob das überhaupt möglich ist. Kita-Leistungen sind umsatzsteuerfrei. Und das bringt dich in die Korrekturfalle.

Was passiert, wenn du einen Mieter hast, der nicht abziehen darf?

Das ist der zweite große Fehler. Du hast einen Mietvertrag mit einer Firma, die du für steuerpflichtig hältst. Aber sie hat nur ein paar Kunden, die meisten ihrer Umsätze sind umsatzsteuerfrei - etwa aus Beratungsleistungen, die nicht unter die steuerpflichtigen Dienstleistungen fallen. Oder sie ist ein kleiner Handwerker, der unter die Kleinunternehmerregelung fällt.

Das Finanzamt prüft nicht nur den Vertrag - es prüft auch die tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit des Mieters. Wenn es herausfindet, dass der Mieter nicht die nötigen 95 % umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt, dann wird die Option rückgängig gemacht. Und du musst die gesamte Vorsteuer zurückzahlen - plus Zinsen.

Wie vermeidest du das? Fordere im Mietvertrag eine Schadensersatzklausel ein. Wenn der Mieter seine Vorsteuerabzugsberechtigung verliert, muss er dir die entstandenen Steuernachzahlungen erstatten. Und fordere schriftlich Nachweise an: Steuerbescheid, Umsatzstatistik, Gewerbeanmeldung. Halte das alles dokumentiert. Wenn es später zu einem Prüfungsfall kommt, hast du einen Beweis, dass du sorgfältig gehandelt hast.

Kauf einer vermieteten Immobilie: Wer haftet für Steuerfehler?

Viele Käufer von Gewerbeimmobilien machen denselben Fehler: Sie denken, dass sie für die Steuerfehler des Vorbesitzers haften. Das ist falsch.

Ein Urteil des Bundesfinanzhofs klärt das klar: Wer eine Immobilie kauft, tritt in die Mietverhältnisse ein - aber nicht in die steuerlichen Verpflichtungen des Vorbesitzers. Wenn der alte Vermieter falsche Rechnungen ausgestellt oder die Option nicht ordnungsgemäß angemeldet hat, bleibt das seine Sache. Du als neuer Eigentümer bist nicht verantwortlich.

Doch: Das Finanzamt kann trotzdem den Vorbesitzer zur Korrektur auffordern. Und wenn der Vorbesitzer nicht mehr zahlungsfähig ist? Dann kann es zu Mietanpassungen kommen. Der Mieter könnte verlangen, die Miete zu senken, weil die Umsatzsteuer nicht mehr abzugsfähig ist. Und du? Du hast einen Mieter, der plötzlich weniger zahlen will - und du hast keine rechtliche Grundlage, das zu verhindern.

Deshalb: Bevor du eine Immobilie kaufst, lass die Mietverträge und Rechnungen prüfen. Frag den Verkäufer nach der Anmeldung beim Finanzamt. Fordere eine Gewährleistungsklausel im Kaufvertrag: „Der Verkäufer haftet für alle steuerlichen Fehler, die vor dem Eigentumsübergang entstanden sind.“ Und: Lass den Verkäufer vor dem Notartermin alle fehlerhaften Rechnungen korrigieren. Das kostet Zeit - aber es spart dir später Tausende.

Verkauf einer Immobilie: Die Option zur Umsatzsteuerpflichtigkeit

Wenn du eine gewerbliche Immobilie verkaufst, kannst du auch die Option zur Umsatzsteuerpflichtigkeit wählen - und damit eine Vorsteuerkorrektur nach § 15a UStG vermeiden.

Normalerweise: Wenn du eine Immobilie nach mehr als zehn Jahren verkaufst, musst du keine Umsatzsteuer zahlen - aber du hast auch keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen können. Wenn du aber die Option wählst, verkaufst du die Immobilie umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet: Du zahlst 19 % Umsatzsteuer auf den Kaufpreis - aber der Käufer kann diese als Vorsteuer abziehen. Du selbst bekommst keinen Vorteil - aber du vermeidest die Rückzahlungspflicht.

Das Problem? Der Kaufpreis steigt um 19 %. Nicht jeder Käufer hat Vorsteuerabzugsberechtigung. Ein Privatinvestor? Der zahlt die 19 % direkt als Kosten. Ein Unternehmen? Der zieht sie ab. Du musst also im Verhandlungsteam genau wissen: Wer ist dein Käufer? Und kann er die Steuer abziehen?

Wichtig: Die Option muss notariell beurkundet werden. Ein einfacher Vertrag reicht nicht. Und du musst sie im Kaufvertrag explizit benennen. Wenn du das vergisst, ist die Option ungültig - und du bist zurück in der Korrekturfalle.

Was du jetzt tun solltest

• Wenn du eine gewerbliche Immobilie vermietest: Prüfe deinen Mietvertrag auf die korrekte Formulierung der Umsatzsteueroption.
• Wenn du einen Mieter wechselst: Fordere den neuen Mieter auf, einen aktuellen Steuerbescheid vorzulegen.
• Wenn du eine Immobilie kaufst: Lass die Rechnungen und Mietverträge des Vorbesitzers von einem Steuerberater prüfen.
• Wenn du eine Immobilie verkaufst: Überlege frühzeitig, ob du die Option zur Umsatzsteuerpflichtigkeit wählen willst - und ob dein Käufer sie nutzen kann.

Der Vorsteuerabzug ist kein Trick. Er ist ein Werkzeug. Und wie jedes Werkzeug: Wenn du es nicht richtig benutzt, verletzt du dich selbst. Die Regeln sind klar. Die Konsequenzen sind hoch. Und die Fehler sind oft einfach - aber teuer.